Gestão de tempo e Produtividade

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O que não te contaram sobre gestão de tempo é…

Que você não pode “gerenciar” o tempo, mas sim, compreender e aceitar que ele é finito e deve ser aproveitado da melhor forma possível. O tempo passa, e não há como pará-lo ou voltar atrás. O que podemos fazer é organizar as atividades e priorizar o que é mais importante. E, mesmo assim, imprevistos sempre surgirão e haverá coisas que fogem do nosso controle.

Então, o que fazer agora? Acalme-se, respire fundo e torne-se um planejador realista.

Mesmo que você tente gerenciar seu tempo, não é possível controlar a passagem do tempo ou evitar que algumas atividades tomem mais tempo do que o previsto. Aceite essa realidade e, em vez disso, gerencie seu comportamento diante do tempo que você tem disponível.

Vamos à realidade e algumas técnicas que podem te ajudar:

Organização

Seja um planner de papel ou digital, utilize-o.
Agenda física ou digital (como o Google Calendar), listas ou “To Do” digitais, e gerenciadores de tarefas e de tempo. Você pode continuar na tradicional planilha (e tudo bem, o que importa é o que funciona para você), ou pode contar com a ajuda da tecnologia, usando ferramentas como Trello, Asana, ClickUp, Notion, Clockify, RescueTime, entre outras, conforme sua preferência.

Há inúmeras possibilidades, sem desculpas.
Se você for menos adepto do digital, pode utilizar um quadro branco ou flipchart para desenhar o seu dia, usando post-its ou canetinhas para mostrar seu avanço.

Criar ciclos de foco

Você pode usar um temporizador no celular, uma configuração do computador ou até um timer online. A ideia aqui é evitar a procrastinação e aproveitar o tempo, focando em uma tarefa de cada vez, que deverá ser concluída dentro de um ciclo de tempo. Dentro desses ciclos, há pausas estratégicas para descanso. Exemplos de ferramentas: TomatoTimer (https://www.toptal.com/project-managers/tomato-timer), Pomofocus (https://pomofocus.io/).

Matriz de Eisenhower

A Matriz de Eisenhower, também conhecida como Matriz de Gerenciamento do Tempo, é uma ferramenta para ajudar a organizar tarefas e decidir o que fazer primeiro. Ela divide as atividades em quatro quadrantes:

Urgente e Importante: Essas são as tarefas que precisam ser feitas imediatamente. Por exemplo, um prazo que está se aproximando ou uma crise que precisa de atenção. Foque nelas primeiro.

Importante, mas Não Urgente: Aqui estão as tarefas que são significativas a longo prazo, mas não precisam de ação imediata. Isso pode incluir planejamento, desenvolvimento de habilidades ou projetos a longo prazo. Reserve tempo para trabalhar nessas coisas antes que se tornem urgentes.

Urgente, mas Não Importante: Essas são tarefas que precisam ser resolvidas logo, mas não têm um grande impacto. Muitas vezes, essas são interrupções ou coisas que outras pessoas querem que você faça. Você pode delegar ou fazer rapidamente, mas não deve deixar que tomem muito do seu tempo.

Não Urgente e Não Importante: Essas tarefas são basicamente distrações. Pode ser algo como ver redes sociais ou assistir TV. Tente evitar gastar muito tempo aqui.

Exemplificando melhor:

Imagine que você tem quatro tarefas:

Urgente e Importante: Terminar um relatório que deve ser enviado hoje.
Importante, mas Não Urgente: Planejar as metas para o próximo mês.
Urgente, mas Não Importante: Responder um e-mail que não traz grandes consequências.
Nem Urgente, Nem Importante: Assistir a um vídeo de entretenimento.

Com a Matriz de Eisenhower, você deve:

– Fazer agora (Quadrante I): Terminar o relatório.

– Agendar (Quadrante II): Planejar as metas para o próximo mês em um dia específico.

– Delegar (Quadrante III): Pedir a alguém que responda o e-mail.

– Eliminar (Quadrante IV): Deixar para depois o vídeo de entretenimento.

Para usar a matriz, você pode fazer uma lista das suas tarefas e classificá-las em um dos quatro quadrantes. Isso ajuda a visualizar o que realmente precisa da sua atenção e onde você deve focar para ser mais produtivo e gerenciar melhor seu tempo.

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Assista: em nosso canal do Youtube disponibilizamos um vídeo sobre a ferramenta Goblin Tools, que te ajuda na organização e produtividade de forma muito prática e imediata.

Lembre-se: o mundo digital está cheio de distrações. É necessária disciplina e uma vontade genuína de mudar seus hábitos. Comece pelo simples e vá avançando aos poucos. Defina suas metas (seja realista) e busque melhorar sua performance dia após dia. Sabemos o quanto isso pode ser desafiador. Se precisar, releia este artigo até ficar familiarizado com as ferramentas que mais funcionam na sua rotina. 😉

“Tempo é a moeda mais valiosa.”

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Fontes:

FRST Falconi / Etalent / Sebrae / Clóvis de Barros Filho / ClickUp

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Este artigo foi revisado com o apoio de uma inteligência artificial generativa.

Beatriz Carnevale

Gestão de tempo e Produtividade